PočetnaRešenjaObrazovanje
Obrazovanje

Upisni period bez izgubljenih poziva i praznih grupa

Mailbook je komunikacioni sloj između vaše evidencije polaznika i ljudi koji vam se javljaju. Ne menja vaš program za upis, raspored ili naplatu, već se povezuje na njega preko API-ja i vodi razgovor: odgovara na pitanja u sezoni upisa, zakazuje probne časove, podseća na uplate i obaveštava roditelje. Bez potrebe da neko sedi na telefonu.

Upisni periodPopunjavanje grupaPodsetnici na časove i uplateKomunikacija sa roditeljima
Problem

Gde se polaznici gube

Škole i kursevi ne gube polaznike zbog kvaliteta nastave. Gube ih između prvog pitanja i prvog časa.

U sezoni upisa telefon ne prestaje

Za dve nedelje stigne više poziva i poruka nego u ostatku godine. Sekretarka odgovara na ista pitanja o ceni, terminima i trajanju, propušteni pozivi se ne uzvraćaju, a roditelj koji nije dobio odgovor za sat vremena zove sledeću školu.

Grupa se ne popuni, a interesovanja je bilo

Desetak ljudi je pitalo za termin, troje se upisalo, ostali su rekli da će se javiti. Niko nema vremena da ih ponovo prođe, pa se grupa odlaže ili radi upola prazna, sa istim troškom predavača i sale.

Izostanci i neplaćene rate

Polaznik zaboravi termin, čas propadne. Rata kasni mesec dana, pa se dva puta zove i šalje poruka. Vreme koje bi trebalo da ide na nastavu troši se na podsećanje, a evidencija o tome ko je obavešten ne postoji.

Scenariji

Kako to izgleda u praksi

Tri toka koja pokreću podaci iz vaše evidencije, bez dodatnog rada za administraciju.

Scenario 01

Poziv roditelja usred upisa

Animirani prikaz scenarija: poruke na telefonu prate numerisane korake sa desne strane.
Okidač

Roditelj zove u 20h da pita za upis u prvi razred i cenu produženog boravka.

Tok
  1. 1

    NORA javlja se preko vaše postojeće centrale i vodi razgovor na srpskom, prirodnim tempom.

  2. 2

    Odgovara na pitanja o programu, ceni i rasporedu i proverava uživo koliko mesta je ostalo u traženoj grupi.

  3. 3

    Zakazuje termin za obilazak škole ili probni čas i upisuje ga u vaš raspored preko API-ja.

  4. 4

    Roditelju šalje potvrdu na Viber, a direktoru ostavlja transkript i snimak razgovora.

Ishod

Nijedno pitanje ne ostaje bez odgovora, ni u osam uveče ni u subotu, a termin je već u kalendaru.

Scenario 02

Popunjavanje grupe pre početka

Animirani prikaz scenarija: poruke na telefonu prate numerisane korake sa desne strane.
Okidač

Kurs počinje za dve nedelje, a u grupi ima još pet slobodnih mesta.

Tok
  1. 1

    Mailbook uzima listu zainteresovanih koji se nisu upisali i šalje im mejl sa terminima i uslovima.

  2. 2

    Ko ne odgovori, dobija poruku na Viberu ili WhatsAppu, u istoj temi i bez ponavljanja.

  3. 3

    Onima koji su otvorili poruku a nisu se prijavili poslednja poruka nudi razgovor — ko ga zatraži, dobija poziv sekretarijata sa svim uslovima upisa.

  4. 4

    Prijava i uplata beleže se u vašoj evidenciji, a broj slobodnih mesta se osvežava u realnom vremenu.

Ishod

Grupa kreće puna, umesto da se odlaže, a zainteresovani se ne gube između sezona.

Scenario 03

Podsetnici na časove i uplate

Animirani prikaz scenarija: poruke na telefonu prate numerisane korake sa desne strane.
Okidač

Vaš sistem javlja da polaznik ima čas sutra ili da rata dospeva za tri dana.

Tok
  1. 1

    Polaznik ili roditelj dobija podsetnik na kanalu koji koristi, uz poštovanje tihih sati.

  2. 2

    Odgovorom se čas može otkazati ili pomeriti, a oslobođeni termin odmah vidi sledeći na listi.

  3. 3

    Za uplatu se šalje podsetnik sa iznosom i rokom; kada uplata stigne, poruke prestaju same.

  4. 4

    Ako rata i dalje kasni, slučaj se prosleđuje administraciji sa celom istorijom obaveštenja.

Ishod

Manje praznih termina i manje kašnjenja u naplati, bez telefoniranja i bez neprijatnih razgovora.

Rešenja

Gotovi paketi

Počinjete od jednog toka, obično pred upisni period, i širite se kada vidite efekat.

Upisna sezona pod kontrolom

NORA preuzima lavinu dolaznih poziva i poruka u toku upisa. Odgovara na pitanja, proverava slobodna mesta i zakazuje obilaske i probne časove, 24 sata dnevno.

  • Javljanje na telefon preko vaše postojeće centrale
  • Zakazivanje termina direktno u vaš raspored preko API-ja
  • Prebacivanje na sekretarku ili direktora sa punim kontekstom

Pune grupe

Mailbook automatizacija vodi odlaznu komunikaciju prema zainteresovanima koji se nisu upisali, prema starim polaznicima i prema listama čekanja.

  • Jedan tok kroz mejl, Viber i WhatsApp, sa zakazanim pozivom na kraju i bez duplih poruka
  • Vraćanje polaznika koji su odustali između dva ciklusa
  • Upis i uplata se upisuju nazad u vašu evidenciju

Roditelji na vezi

Redovna i uredna komunikacija sa roditeljima: podsetnici na časove i uplate, obaveštenja o izmenama rasporeda i vanrednim situacijama, sve na jednom mestu.

  • Verifikovan broj telefona i e-adresa svakog roditelja
  • Dokaziva saglasnost za marketinške poruke, odvojeno od obaveznih obaveštenja
  • Evidencija ko je i kada obavešten, sa punim audit tragom
Rezultati

Šta menja svakodnevni rad

0/7
odgovoreni pozivi i poruke u sezoni upisa
+0%
popunjenost grupa pre početka ciklusa
-0%
manje otkazanih i propuštenih časova

Navedene vrednosti su ilustrativni scenariji rada platforme, a ne garantovani rezultati.

Povezuje se sa onim što već koristite

Mailbook se kači na vašu postojeću evidenciju preko REST ili GraphQL API-ja i webhookova. Ne selite podatke i ne menjate programe.

  • Sistem za evidenciju polaznika i ocena (LMS)
  • Raspored časova i sala
  • Program za upis i prijave
  • Knjigovodstvo i naplata školarine
  • CRM i baza zainteresovanih
  • Telefonska centrala (SIP/VoIP)
Pitanja

Česta pitanja

Da li moram da menjam program u kojem vodim polaznike?
Ne. Mailbook ne zamenjuje vaš LMS, raspored ni program za naplatu. Povezuje se na njih preko API-ja i webhookova, čita termine, slobodna mesta i dospele rate i vodi komunikaciju. Vaša administracija radi u istom programu kao i do sada.
Da li roditelj prepoznaje da razgovara sa AI agentom?
Agent se predstavlja i govori prirodno, bez pretvaranja da je čovek. U praksi roditelja najviše zanima da dobije tačan odgovor i termin odmah, a ne u ponedeljak ujutru. Kada traži čoveka ili kada pitanje izlazi iz okvira, razgovor se prebacuje na vašeg zaposlenog sa celim kontekstom.
Šta ako je pitanje specifično, kao stipendija ili poseban slučaj?
NORA odgovara na ono što je definisano i što može da proveri u vašem sistemu: termini, cene, slobodna mesta, status prijave. Za sve izvan toga zakazuje razgovor sa direktorom ili prebacuje poziv, uz zabelešku šta je roditelj pitao. Ništa se ne izmišlja.
Da li smem da šaljem poruke roditeljima bez izričite saglasnosti?
Mailbook razdvaja obaveštenja o nastavi i uplatama od marketinških poruka, i za marketinške traži verifikovanu saglasnost. Broj telefona se potvrđuje kodom, e-adresa double opt-in postupkom, a za svaku saglasnost čuvaju se vreme, kanal i tekst na koji je roditelj pristao. Platforma je spremna za GDPR i ZZPL, a saglasnost je dokaziva.
Koliko traje da se pusti u rad pred upis?
Prvi tok, najčešće javljanje na dolazne pozive i zakazivanje, obično se pusti u rad u okviru nekoliko nedelja, zavisno od toga koliko brzo dobijemo pristup vašem sistemu. Preporuka je da se krene pre početka sezone, kako bi se odgovori i termini uhodali na mirnijem saobraćaju.

Pripremite se za sledeći upisni period

Zakažite kratak razgovor. Prolazimo kroz vaš tok upisa i pokazujemo gde se gube pozivi i koja grupa bi se prva popunila.