PočetnaRešenjaTurizam i hoteli
Turizam i hoteli

Gost pita u 22:40. Odgovor stiže dok još bira

Upiti stižu uveče, vikendom i sa četiri strane odjednom — Viber, Instagram, mejl, telefon. Recepcija ne stigne sve, a gost koji ne dobije odgovor za pola sata rezerviše kod nekog drugog. Mailbook stoji između vaših gostiju i vašeg PMS-a, javlja se odmah i upisuje rezervaciju tamo gde već radite.

Odgovor van radnog vremenaJezik gosta, automatskiRezervacija direktno u PMSJedan tok kroz sve kanale
Problem

Gde vam ispada novac

Nije problem u ljudima na recepciji. Problem je što upit ne čeka — a čovek ne može da bude na tri kanala u isto vreme.

Upit stigne kad nema nikoga

Veliki deo upita stiže uveče, vikendom i praznicima — tačno kada ljudi planiraju putovanja. Poziv se ne javi, poruka ostane nepročitana do jutra, a do jutra je gost već rezervisao drugde. Propuštena rezervacija ne ostavlja trag nigde, pa se ni ne meri.

Jezik i sezonski špic

U julu recepcionar drži šalter, telefon i Booking poruke istovremeno, a pola upita stiže na engleskom, nemačkom ili turskom. Odgovori postaju kratki i kasne, gost oseti da mu se ne posvećujete, i to se posle vidi u recenzijama.

Kanali koji se ne poznaju

Isti gost piše na Instagramu, pa na Viberu, pa zove telefonom — i svaki put objašnjava sve iz početka. Potvrde i predinformacije se šalju ručno, ponekad dvaput, ponekad nikako, a niko ne zna gde je stao razgovor.

Scenariji

Kako to izgleda u praksi

Tri toka koja se pokreću sama, na osnovu događaja u vašem sistemu. Ne menjate PMS niti način na koji radite.

Scenario 01

Noćni poziv koji postane rezervacija

Animirani prikaz scenarija: poruke na telefonu prate numerisane korake sa desne strane.
Okidač

Gost zove u 22:40 sa nemačkog broja. Recepcija ne radi, poziv ide na NORA preko vaše postojeće centrale.

Tok
  1. 1

    NORA se javlja na nemačkom jer prepoznaje jezik pozivaoca, pita za termin, broj osoba i tip sobe.

  2. 2

    Preko API-ja proverava stvarnu dostupnost i cenu u vašem PMS-u za tražene datume i saopštava ih uživo.

  3. 3

    Pravi rezervaciju ili opciju u sistemu, uzima e-mail i broj telefona uz verifikaciju i saglasnost za kontakt.

  4. 4

    Šalje potvrdu mejlom i na Viber, a recepcija ujutru dobija transkript, snimak i gotov unos u PMS-u.

Ishod

Poziv u 22:40 ne završava kao propušteni poziv, nego kao rezervacija u sistemu — bez dežurstva i bez noćne smene.

Scenario 02

Predinformacije pre dolaska

Animirani prikaz scenarija: poruke na telefonu prate numerisane korake sa desne strane.
Okidač

Rezervacija je potvrđena u PMS-u. Webhook javlja Mailbooku datum dolaska i podatke o gostu.

Tok
  1. 1

    Sedam dana pre dolaska stiže mejl sa detaljima puta, parkingom, uslovima otkazivanja i pitanjem o vremenu dolaska.

  2. 2

    Dva dana pre dolaska ide kratka poruka na Viber ili WhatsApp sa ponudom transfera, večere ili spa termina.

  3. 3

    Ako gost odgovori pitanjem, NORA vodi razgovor na njegovom jeziku i zakazuje termin preko API-ja.

  4. 4

    Sve što gost potvrdi upisuje se u PMS, a recepcija na dan dolaska ima spreman profil bez dodatnog kucanja.

Ishod

Gost dolazi informisan, dodatne usluge se prodaju pre nego što kroči u hotel, a prijava traje kraće.

Scenario 03

Popunjavanje slabe nedelje

Animirani prikaz scenarija: poruke na telefonu prate numerisane korake sa desne strane.
Okidač

Za tri nedelje je popunjenost ispod plana. Mailbook dobija spisak slobodnih kapaciteta i bazu ranijih gostiju.

Tok
  1. 1

    Mailbook bira goste koji su već boravili u tom periodu ili su pitali pa nisu rezervisali, i proverava saglasnost pre slanja.

  2. 2

    Odlazna kampanja šalje personalizovanu ponudu na kanal koji taj gost zaista koristi — mejl, Viber ili WhatsApp, jedan po jedan.

  3. 3

    Ko odgovori, ulazi u razgovor sa AI agentom koji proverava cenu i dostupnost i pravi rezervaciju.

  4. 4

    Ko ne odgovori u tihom roku, dobija jedan podsetnik, pa se sklanja iz toka — bez uznemiravanja i bez duplih poruka.

Ishod

Slobodni kapaciteti se nude ciljano, iz vaše postojeće baze, bez agencijske provizije i bez dodatnog čoveka.

Rešenja

Gotovi paketi za hotele i agencije

Krećete od jednog paketa, obično onog koji vam trenutno najviše curi. Ostalo se dodaje kada zatreba.

NORA — recepcija koja ne spava

AI glasovni i chat agent za dolazne pozive i poruke. Javlja se preko vaše postojeće telefonske centrale, vodi prirodan razgovor i radi u vašem sistemu, a ne pored njega.

  • Prepoznaje jezik gosta i nastavlja razgovor na njemu, srpski uključen
  • Proverava dostupnost i cene uživo i pravi rezervacije preko API-ja
  • Prebacuje recepciji sa punim kontekstom ili zakazuje povratni poziv, uz snimak i transkript

Tok gosta od upita do recenzije

Jedan orkestriran tok kroz sve kanale — potvrda, predinformacije, upsell, poruka pred odlazak i zamolba za recenziju. Bez ručnog slanja i bez duplih poruka.

  • Mejl, Viber, WhatsApp, SMS i Instagram DM u jednom toku, sa poštovanjem tihih sati
  • Okidači iz PMS-a preko webhooka: potvrda, izmena, otkazivanje, prijava, odjava
  • Verifikovan opt-in za mejl i telefon, sa evidencijom saglasnosti i upisom nazad u CRM

Prodaja slobodnih kapaciteta

Odlazne kampanje koje Mailbook vodi nad vašom bazom ranijih gostiju i nezatvorenih upita, ciljano na termine koji se ne pune.

  • Vraća goste koji su pitali pa nisu rezervisali i one koji nisu dolazili duže vreme
  • Cilja slabe termine i vansezonu personalizovanom ponudom, kanal po kanal
  • Proverava saglasnost pre svakog slanja, što je ključno kod starih i preuzetih baza
Rezultati

Šta se menja u brojkama

0/7
pokrivenost upita, bez noćne smene
< 0 min
tipično vreme do prvog odgovora gostu
0—60%
upita rešeno bez uključivanja recepcije

Navedene vrednosti su ilustrativni scenariji rada platforme, a ne garantovani rezultati.

Povezuje se sa onim što već koristite

Mailbook ne menja vaš PMS ni booking sistem — stoji ispred njih i priča sa gostima. Povezivanje ide preko REST ili GraphQL API-ja i webhooka.

  • PMS sistemi — domaći i inostrani, preko API-ja
  • Channel manager i booking engine, uz direktne rezervacije
  • Telefonska centrala preko SIP/VoIP veze
  • CRM i baza gostiju
  • Sistemi za fakturisanje i naplatu
  • Interna rešenja preko REST/GraphQL API-ja i webhooka
Pitanja

Pitanja koja obično dobijamo

Da li moram da menjam PMS koji koristim?
Ne. Mailbook je komunikacioni sloj iznad vašeg sistema, a ne zamena za njega. Povezuje se preko API-ja i webhooka, čita dostupnost i cene i upisuje rezervacije tamo gde ih već vodite. Ako vaš PMS ima API, integracija je pitanje konfiguracije, ne migracije.
Da li gost primeti da razgovara sa AI agentom?
NORA se predstavlja kao digitalni asistent hotela i vodi prirodan razgovor bez robotskih pauza. Kada pitanje izađe iz njenog opsega ili gost izričito traži čoveka, poziv se prebacuje recepciji sa punim kontekstom razgovora. Svaki razgovor ima snimak, transkript i audit trag koji možete proveriti.
Na kojim jezicima radi?
NORA prepoznaje jezik pozivaoca i nastavlja razgovor na njemu. Srpski je pokriven u potpunosti, kao i engleski, nemački, ruski i drugi jezici koje vaši gosti zaista koriste. Skup jezika se podešava prema strukturi vaših gostiju.
Šta ako imamo staru bazu gostiju bez saglasnosti?
Tu je najveći rizik i tu Mailbook najviše pomaže. Platforma pre svakog slanja proverava evidenciju saglasnosti, a za adrese i brojeve bez potvrde pokreće verifikovan opt-in — double opt-in za mejl i OTP kod za telefon preko SMS-a, Vibera ili WhatsAppa. Ono što se ne verifikuje, ne dobija poruku.
Koliko traje uvođenje pred sezonu?
Zavisi od toga koliko je vaš PMS otvoren, ali osnovni tok — dolazni pozivi, potvrde i predinformacije — obično se pušta u rad u nekoliko nedelja. Preporuka je da se krene sa jednim kanalom i jednim tokom, pa da se širi kada vidite kako se ponaša u vašem saobraćaju.

Vidite ovo na svojim brojevima

Pokažite nam kako vam danas stižu upiti i gde ispadaju. Za jedan razgovor izlazimo sa konkretnim tokom za vaš hotel ili agenciju, bez obaveze.